Кадр агенттіктеріне арналған ATS: клиенттерді жоғалтатын 5 мәселе

Үміткер таңертең өтінім қалдырды, ал түске қарай басқа жұмыс берушіге сұхбатқа барып қойды. Кадр агенттігі үшін бұл сирек жағдай емес, қарапайым жұмыс күні: рекрутер кешегі өтінімдерді қарап отырғанда, ең жақсы үміткерлер кетіп қалады, ал тапсырыс беруші оның вакансиясы бойынша неге үнсіздік болып жатқанын сұрайды. Кадр агенттігіне арналған ATS бес міндетті орындауы керек: өтінімдерге жылдам жауап беру, бірнеше клиенттің вакансияларын бір жерде жүргізу, тапсырыс берушіге тек оған рұқсат етілгенді көрсету, өз базасын қолжетімді ұстау және әр клиент бойынша нәтижені санау. Төменде HRStream мұны қалай шешетінін талдаймыз.

Агенттіктер үміткерлерді алғашқы күндері неге жоғалтады

hh.ru-дың 2,2 мың маман арасындағы сауалнамасына сәйкес (2023 жылғы қазан), жұмыс беруші үш күн ішінде жауап бермесе, жұмыс іздеушілердің 40%-ы вакансияға қызығушылығын жоғалтады (дереккөз орыс тілінде). Бөлшек сауда және сату вакансияларына өтініш бергендердің 54%-ы үш күннен артық күтуге дайын емес, әкімшілік пен логистикада бұл көрсеткіш 50%. Сауалнама Ресей нарығында жүргізілген және жұмыс іздеушілердің пікірін көрсетеді, бірақ Қазақстан мен Өзбекстандағы жаппай іріктеу үшін бұл жағдай таныс.

Агенттікке штаттағы HR-ға қарағанда қиынырақ. Оның әртүрлі тапсырыс берушілердің ондаған вакансиясы қатар жүреді, өтінімдер бірнеше алаңнан және мессенджерлерден келеді, ал рекрутерлер бәріне жетпейді. Жаппай жалдаудағы типтік шығындар жаппай жалдаудағы 5 қате мақаласында талданған. Агенттік үшін олар жоғалған вакансияға және наразы тапсырыс берушіге айналады.

Агенттіктің бес мәселесі және HRStream оларға қалай жауап береді

Агенттік модель: клиенттер, вакансиялар және сыйақы бір жерде

Ұйым баптауларында «Кадр агенттігі» түрі таңдалады. Содан кейін мәзірде «Клиенттер» бөлімі пайда болады, ал вакансиялар тапсырыс берушіге байланады.

Клиент карточкасы

• Атауы, заңды тұлға, БСН немесе ИНН, ел (Қазақстан, Ресей, Өзбекстан), қала, сайт, сала және логотип.
• Клиент мәртебесі: лид, белсенді, үзілісте, бұрынғы. Жұмысы аяқталғандар үшін архив.
• Клиент үшін жауапты аккаунт-менеджер.
• Тапсырыс берушінің байланыс тұлғалары: аты-жөні, лауазымы, email, телефон, негізгі байланыс.

Ынтымақтастық шарттары және плейсменттер

Клиент карточкасында шарттар тіркеледі: жалақының немесе жылдық кірістің пайызымен не тіркелген сомамен есептелетін сыйақы, валюта, ауыстыруға кепілдік мерзімі, төлем мерзімі, шарт деректері. Клиент вакансиясы бойынша әрбір жалдау «Күтілуде», «Шот ұсынылды», «Төленді», «Бас тартылды», «Қайтарым» мәртебелерімен плейсменттерге түседі. Рекрутер шот пен төлем күндерін белгілейді, ал жүйе кепілдік мерзімін сақтайды және үміткер кепілдік кезеңінде кеткен жағдайларды белгілейді. Қаржылық өрістерді иесі, әкімші және рекрутер көреді, тапсырыс беруші көрмейді.

Клиенттер бойынша вакансиялар

Вакансия құру кезінде рекрутер клиентті тізімнен таңдайды немесе жаңасын тікелей форманың өзінде қосады. Вакансиялар тізімінде «Клиент» сүзгісі және «Клиенттер бойынша топтау» режимі бар, сондықтан он тапсырыс берушінің вакансиялары араласпайды. Жаңа вакансияны бар вакансия негізінде жасауға болады: воронка кезеңдері мен өрістер көшіріледі, тек егжей-тегжейін түзету қалады. Бірнеше бірдей лауазым үшін жалдау жоспары мен мерзімі бар мультивакансия жарайды.

Тапсырыс беруші келісімі бар «Іріктеуге өтінім» арқылы сұрауды өзі жібере алады, ал рекрутер оны вакансияға айналдырады.

Жүйедегі тапсырыс беруші: қажетті нәрсені көреді, артығын көрмейді

Тапсырыс берушінің өз рөлі бар. Ол клиенттің байланыс тұлғасына байланады, ал адам тек өз компаниясының вакансиялары мен үміткерлерін көреді. Байлауды иесі, әкімші немесе клиенттің аккаунт-менеджері жасайды, әрбір өзгеріс аудит журналына жазылады.

• Үміткер бойынша шешімдер. Тапсырыс беруші сұхбатқа шақыруды, келесі кезеңге ауыстыруды, оффер жасауды, резервте қалдыруды, ақпарат сұратуды немесе бас тартуды ұсына алады. Рекрутерлер хабарлама алады, ал воронка кезеңін агенттік жылжытады.
• Құпиялылық. Агенттік үшін әдепкі бойынша телефон, email, мессенджерлер, профиль сілтемелері, резюменің бастапқы файлы, хат алмасулар мен транскрипттер, сондай-ақ үміткердің жалақысы жасырылады. Аты-жөні, тәжірибесі, дағдылары мен бағалары көрінеді. Баптауды жеке вакансия үшін өзгертуге болады, ал түзетулер өзгерістер тарихына жазылады.
• Бірыңғай воронка. Стандартты воронкада «Тапсырыс берушіге ұсынылды», «Қорытынды сұхбат», «Оффер ұсынылды», «Оффер қабылданды», «Жұмысқа шықты» кезеңдері бар. Клиенттер бойынша аналитика да солар негізінде құрылады.

Байланыс деректері агенттікте қалады, ал тапсырыс беруші профильді көріп, таңдау жасайды. Құндылығы үміткерлер базасында және рекрутерлердің жұмысында болатын қызмет үшін бұл маңызды шарт.

Жаппай іріктеу: олар кетіп қалмай тұрып барлығына жауап беру

Жаппай жалдауда (сатушылар, курьерлер, қойма қызметкерлері, колл-орталық операторлары) әңгімені бірінші бастаған жеңеді. HRStream бұл әңгімені вакансия сценарийі бойынша құрады.

1. Өтінімдер бір воронкаға түседі: HeadHunter, OLX, Avito, карьера бетінен, мессенджерлерден және сілтеме арқылы. Әртүрлі алаңдардағы интеграциялар туралы біз HeadHunter чаты, OLX және Avito материалдарында жазғанбыз.
2. AI алғашқы сұхбатты өткізеді сценарий бойынша: тәжірибе, кесте, аудан, жұмысқа шығу мерзімі. Арналар: WhatsApp, Telegram, MAX, веб-чат, email, HeadHunter, OLX және Avito. WhatsApp және бір сілтемедегі веб-чат туралы толығырақ.
3. Үміткер сұрақ қояды — төлем, кесте және мекенжай туралы, ал бот вакансияның білім базасынан жауап береді. Жауап болмаса, сұрақ рекрутерге жіберіледі.
4. Жаппай іске қосу. Жиналған өтінімдерді әр карточканы ашпай, сұхбатқа пакетпен жіберуге болады.
5. Авто-жылжыту. Воронка ережелері бойынша өткендер әрі қарай өтеді, қалғандары бас тарту алады, ал рекрутер күнін шақыруға тұрарлық адамдар тізімінен бастайды.

Резюмелерді PDF, DOCX және DOC форматында пакетпен жүктеуге болады, ал AI-скрининг вакансияға сәйкестігін бағалайды. Бұл қалай жұмыс істейтіні үміткерлерді AI-скрининг туралы мақалада сипатталған. Дубльдерді жүйе тауып, біріктіруді ұсынады, ал рекрутер біріктіруді, соның ішінде бірнеше жұпты бірден, растайды.

Сараптамалық іріктеу: адамдар аз, қателіктің бағасы жоғары

Бөлім басшысы немесе сирек маман үшін хат алмасуды емес, іздеуді және шешім сапасын автоматтандыру керек.

• Суық іздеу. Рекрутер өз базасы бойынша да, HeadHunter бойынша да іздейтін, үміткерлерді импорттайтын және ықтимал дубльдерді көретін бірыңғай жұмыс орны. Профильдер анонимді көрсетіледі, байланыс деректері бөлек әрекетпен ашылады. Іздеу туралы толығырақ HeadHunter-мен интеграция мақаласында.
• Өз базасы — актив. Бір вакансияға жарамаған үміткерлер жүйеде қалады. Белгілер оларды дағдылар мен салалар бойынша жинауға көмектеседі, ал өз базасы бойынша іздеу «күміс жүлдегерлерді» келесі тапсырыс үшін қолжетімді етеді. SHRM келтіретін Forrester талдаушысының бағасы бойынша (SHRM), мұндай үміткерлер жаңа вакансияға жиі 70% және одан жоғары сәйкес келеді. Бұл сараптамалық баға, өлшем емес, бірақ бағыты түсінікті.
• Үміткер портреті. Вакансия үшін критерийлер қойылады, ал бағалау бір сан емес, әрқайсысы бойынша жүреді.
• Сұхбат және оффер. Google Meet, Zoom және Microsoft Teams арқылы онлайн және офлайн сұхбатты жоспарлау, команда күнтізбесі, email арқылы мәртебелерімен жіберілетін үлгі бойынша оферлер.
• Тапсырыс берушінің жұмысы. Үміткерге пікірлер мен тапсырыс беруші шешімдері үш чат пен поштада емес, карточкада жиналады.

Аналитика: «жақсы жұмыс істеп жатқан сияқтымыз» дегеннен клиент бойынша сандарға дейін

«Аналитика» бөлімінде жалдау бойынша есептер жиналған. Агенттік үшін үш топ маңызды.

«Клиенттер» есебі

Әр тапсырыс беруші бойынша көрсетіледі:

• белсенді вакансиялар, жалдаулар және жалдаумен жабылған вакансиялар үлесі;
• жалдауға дейінгі уақыт және үміткерді тапсырыс берушіге бірінші рет ұсынуға дейінгі уақыт;
• тапсырыс беруші шешімін күтіп тұрған ұсынымдар және жаңа үміткерсіз «қатып қалған» вакансиялар;
• «ұсыным → сұхбат → оффер» конверсиясы, офферді қабылдау және бір жалдауға шаққандағы ұсыным саны;
• күтілетін, шот ұсынылған және төленген түсім (оны тек иесі, әкімші және рекрутер көреді);
• кезеңдер воронкасы және айлар бойынша тренд.

«Тапсырыс беруші шешімін күтуде» метрикасы әңгімедегі жұмыс аргументі: кідіріс клиент жағында болса, ол сандардан көрінеді.

Рекрутерлер командасы

«Рекрутерлер белсенділігі» (жылжытулар, пікірлер, бас тартулар) және «Рекрутерлер жүктемесі» (вакансиялар бөлінісі, өңдеу жылдамдығы, динамика) есептері жүктемені теңестіруге және кімге көмек керек екенін түсінуге көмектеседі. «Рекрутерлер NPS» жалдаушы менеджерлерден жұмысқа баға жинайды. Рөлдер мен қолжетімділік туралы рекрутерлер командасын басқару мақаласынан оқыңыз.

Көздер мен себептер

«Резюме көздері» және «Жалдау көздері» қандай арналар жалданған адамдарды әкелетінін көрсетеді. «Бас тартулар» үміткерлерді жоғалтатын себептер мен кезеңдерді ашады. OLX және карьера беті бойынша бөлек есептер бар, ал «Мультивакансиялар» топтық жалдаулардың барысын көрсетеді.

Барлық есептер кезең, вакансиялар, рекрутерлер, воронка, кезең, бас тарту себебі және клиент бойынша сүзіледі. Сүзгілерді сақтауға болады, көптеген есептер үшін Excel-ге экспорт қолжетімді.

Келісімдер жоғалмайтын командалық жұмыс

• Алты рөл: иесі, әкімші, рекрутер, тапсырыс беруші, бақылаушы, қызметкер. Рекрутер өзі жауапты, алмастырушы немесе бақылаушы болып тұрған вакансияларды көреді.
• Бірыңғай мессенджер: барлық арналардан үміткерлермен хат алмасу бір терезеде, жауап сол арнаға кетеді. Толығырақ омниарналы мессенджер туралы мақалада.
• Хабарламалар, пікірлер, келісулер және өзгерістер журналы.
• Ішкі тапсырмаларға арналған тақта, кесте және Гант диаграммасы бар жобалар, мысалы, жаңа клиентке жалдауды іске қосу.

Қалай бастау керек: агенттіктің чек-парағы

1. Ұйым баптауларында «Кадр агенттігі» түрін таңдаңыз.
2. Клиенттерді енгізіңіз, байланыс тұлғаларын, шарттарды және аккаунт-менеджерді қосыңыз.
3. Вакансияларды клиенттерге байлаңыз және воронкада «Тапсырыс берушіге ұсынылды» кезеңі бар екенін тексеріңіз.
4. Алаңдар мен мессенджерлерді қосыңыз, жаппай вакансиялар үшін сұхбат сценарийі мен білім базасын дайындаңыз.
5. Тапсырыс берушілерге рөл беріңіз және байланыс деректері мен жалақы қажетті түрде жасырылғанын тексеріңіз.
6. Екі аптадан кейін «Клиенттер» есебін ашып, вакансиялар қайда қатып қалатынын және кім шешімді баяу қабылдайтынын қараңыз.

Жүйені таңдап жатсаңыз, талаптарға жалпы шолу ATS-жүйелер бойынша нұсқаулықта бар.

Жиі қойылатын сұрақтар