Хаотичный найм — одна из главных причин потери сильных кандидатов и затягивания сроков закрытия вакансий. Когда нет чёткой структуры, рекрутеры тратят время на ручную координацию, а руководство не понимает, на каком этапе находится каждый кандидат. В этом руководстве мы покажем, как настроить полноценное управление процессами найма в HRStream — от создания воронок до перемещения кандидатов по kanban-доске.
Зачем управлять процессами найма
Без системного подхода к найму компании сталкиваются с типичными проблемами:
- Потеря кандидатов — рекрутер забывает связаться с кандидатом, письмо теряется, сильный специалист уходит к конкуренту.
- Непрозрачность — нанимающий менеджер не знает, сколько кандидатов на каком этапе, где узкие места.
- Нарушение SLA — без контроля дедлайнов ответ кандидату может занять неделю вместо 24 часов.
- Дублирование работы — два рекрутера звонят одному кандидату, один проходит скрининг дважды.
Структурированный процесс найма решает все эти проблемы. В HRStream он строится на трёх ключевых элементах: воронки, этапы и правила переходов.
Шаг 1: Создание воронки подбора
Воронка подбора — это шаблон процесса найма, который определяет, через какие этапы проходит кандидат. В HRStream можно создать несколько воронок для разных типов вакансий.
Зачем нужны разные воронки:
- IT-подбор — включает этапы тестового задания и технического интервью, которые не нужны для менеджерских позиций.
- Массовый найм — упрощённая воронка с минимумом этапов для быстрого найма линейного персонала.
- Менеджмент — воронка с этапами согласования с руководством и проверки рекомендаций.
Для создания воронки перейдите в Настройки → Воронки подбора и нажмите «Создать воронку». Укажите название, описание и приоритет. Воронка с наивысшим приоритетом будет выбираться автоматически при создании вакансии.
Шаг 2: Настройка этапов воронки
Каждая воронка состоит из этапов — шагов, через которые проходит кандидат. HRStream создаёт базовые системные этапы автоматически (Новые, Выставлен оффер, Оффер принят, Выход на работу, Отказ), но вы можете добавить свои.
Типичные кастомные этапы:
- Интервью с HR
- Отправлено тестовое задание / ТЗ выполнено
- Тех. интервью
- Представлен заказчику
- Финальное интервью
- Испытательный срок пройден
Этапы можно перетаскивать для изменения порядка (drag & drop), активировать и деактивировать. Деактивированный этап не отображается на доске, но сохраняется в воронке — его можно вернуть в любой момент. Для каждого этапа можно настроить SLA — максимальное время, которое кандидат может находиться на этапе без действий.
Шаг 3: Схемы переходов между этапами
По умолчанию кандидата можно перемещать на любой этап. Но в реальных процессах это создаёт хаос: рекрутер может случайно перескочить через обязательный этап (например, отправить оффер без технического интервью).
Схемы переходов ограничивают допустимые перемещения. Включите переключатель «Ограничить переходы» — и кандидаты смогут перемещаться только по настроенным маршрутам.
Как работает редактор переходов:
- Прямые переходы (сплошная линия) — основной путь кандидата вперёд по воронке.
- Обратные переходы (пунктирная линия) — возврат на предыдущий этап, если нужно повторить шаг.
- Отказ — доступен из любого этапа по умолчанию (не отображается на графе для наглядности).
Создавайте переходы, перетаскивая точку от одного этапа к другому. Поддерживаются горизонтальная и вертикальная компоновки графа.
Совет: начните с линейной цепочки переходов (каждый этап ведёт только к следующему) — это самый простой и контролируемый вариант. Добавляйте обратные переходы по мере необходимости.
Шаг 4: Работа с кандидатами на Kanban-доске
Когда воронка настроена, откройте вакансию — и вы увидите kanban-доску с колонками для каждого этапа. Кандидаты отображаются как карточки, которые можно перемещать между колонками.
Возможности kanban-доски:
- Drag & drop — перетаскивайте карточки кандидатов между колонками. Если настроены ограничения переходов, подсвечиваются только допустимые этапы.
- Контекстное меню — нажмите на меню карточки для быстрого перемещения, назначения интервью или добавления файла.
- Поиск — фильтруйте кандидатов по имени или email.
- Счётчики — в заголовке каждой колонки видно количество кандидатов на этапе.
Для перемещения кандидата через контекстное меню: нажмите три точки на карточке → «Переместить в стадию» → выберите целевой этап. Текущий этап будет неактивен в списке.
Шаг 5: Множество видов отображения
HRStream предлагает три режима отображения кандидатов в вакансии:
- Доска (Kanban) — визуальное представление этапов в виде колонок. Идеально для отслеживания прогресса и быстрого перемещения.
- Список — табличное представление с сортировкой и фильтрацией. Удобно, когда кандидатов много и нужно быстро найти нужного.
- Матрица — компактный вид для сравнения кандидатов по ключевым параметрам.
Переключайтесь между режимами одним кликом — данные синхронизируются в реальном времени.
AI-скрининг: автоматизация первичного отбора
Для вакансий с большим количеством откликов HRStream предлагает AI-скрининг — автоматическую оценку кандидатов на основе их резюме и ответов на вопросы.
Как работает AI-скрининг:
- Вы настраиваете вопросы скрининга для вакансии.
- AI-бот общается с кандидатом через WhatsApp или чат на сайте.
- Бот классифицирует ответы и оценивает соответствие требованиям.
- Рекрутер видит результат скрининга в карточке кандидата и может принять решение о дальнейших шагах.
AI-скрининг экономит до 80% времени на обработку первичных откликов, позволяя рекрутеру сосредоточиться на лучших кандидатах.
Советы по оптимизации процесса
- Начинайте с простой воронки. 4-5 этапов достаточно для начала. Добавляйте новые этапы только по мере реальной необходимости. 12 обязательных этапов — гарантия того, что рекрутеры будут обходить систему.
- Используйте схемы переходов для контроля качества. Если у вас строгий процесс (например, обязательное тестовое задание перед техническим интервью), настройте ограничения переходов. Это исключает человеческий фактор.
- Создавайте отдельные воронки для разных типов вакансий. Не пытайтесь уместить все процессы в одну воронку — это только усложнит работу.
- Настройте SLA для критичных этапов. Установите максимальное время на этапах «Новые» (24 часа) и «Выставлен оффер» (48 часов) — система напомнит рекрутеру о просроченных кандидатах.
- Анализируйте конверсию по этапам. В разделе Аналитика смотрите, где отсеивается больше всего кандидатов. Если 90% отпадают после тестового задания — возможно, задание слишком сложное или не релевантное.
Заключение
Управление процессами найма в HRStream — это не сложная настройка, а понятный пошаговый процесс. Создайте воронку, настройте этапы, задайте правила переходов — и ваша команда получит структурированный, прозрачный и контролируемый процесс найма.
Ключевые преимущества:
- Несколько воронок для разных типов вакансий
- Гибкие этапы с drag & drop сортировкой
- Визуальный редактор переходов для контроля процесса
- Kanban-доска с перетаскиванием кандидатов
- AI-скрининг для автоматизации первичного отбора
- Три режима отображения: доска, список, матрица
Готовы навести порядок в процессах найма? Зарегистрируйтесь в HRStream и настройте первую воронку за 10 минут. А если хотите увидеть платформу в действии — запросите демо, и мы покажем все возможности лично.